Как правильно арендовать офис

Статья описывает рекомендации по аренде. Цель – учесть все нюансы, избежать ошибок, выбрать полноценный офис для руководства и работников.

Действие 1. Написать список включая пункты:

• платежи;
• категория;
• локация;
• параметры;
• количество специалистов;
• парковка;
• отделка;
• инфраструктура делового центра.

Платежи

Запланируйте бюджет – расходы на аренду. Близкое расположение к главной площади города – высокая стоимость использования плюс ежегодный НДС за 1 кв. м. Например, класс А – 40 тысяч рублей, В – 30 тысяч рублей.

Категория

Бизнес-центры с развитой инфраструктурой, обновленными системами жизнеобеспечения и ухоженной территорией, автомойками, а также парковками и  удобным подъездом, включая гостевые места. Шаговая доступность от станций метро, главной площади города. Относятся к элитному сектору – классу А.

Современные административно-деловые здания имеют систему безопасности, качественную отделку, ресепшен. Расстояние до центра значительное. Запутанная навигация. Работников до станций метро возит служебный транспорт. Есть небольшая наземная парковка. Относятся к классу В.

Здания на территории бывших государственных учреждений, заводских контор. Качественная инфраструктура, удобная транспортная доступность, парковка отсутствуют. Имеют коридорно-кабинетную планировку. Пользуются спросом из-за низкой стоимости – от 10 тысяч рублей. Относятся к классу С.

Локация

Являлся важным критерием при поиске до пандемии коронавирусной инфекции. Потеря специалистов при переезде организации составляла до 30%.

Площадь

Одному сотруднику по требованиям выделяется 6 кв. м. для рабочего места. Получается, на 50 подчиненных понадобится от 300 кв. м. офисного пространства в зависимости от плана.

Количество сотрудников

Рассчитайте численность персонала. Учитывайте график сотрудников: частые разъезды – временные штатные места.

Парковка

Шаговая доступность от станций метро не повод игнорировать вопрос автостоянки. Многие управляющие и работники передвигаются на личных машинах. Локация – центр города без паркинга: момент особенно актуален. Заранее посчитайте места для размещения транспортных средств организации.

Отделка

Сначала определитесь с задачей – готовый ремонт или самостоятельное облагораживание. Выбор первого варианта – практичное решение: большинство клиентов не хотят отдавать деньги, тратить время. Второго – планирование расходов на услуги мастеров, готовность попрощаться с существенной суммой на исправление недочетов.

Инфраструктура делового центра

Не является главным аргументом – многие сотрудники работают по гибкому графику: бывают на штатном месте 2-3 раза в неделю. Даже «пятидневка» не имеет особого значения. Однако расположение поблизости кафе, магазинов и супермаркетов, спортивных залов, парков и скверов важно арендаторам. Сложностям доставки готовой еды, продуктов, канцтоваров также уделяется внимание.

Действие 2. Чтобы понять как правильно арендовать офис рекомендуется выбрать способ поиска:

Первый – обратитесь к риелторам. Специалист проведет большую работу: проконсультирует, найдет несколько вариантов, договорится о показах, грамотно представит объект, поможет с проверкой и оформлением документов.

Второй – займитесь поиском самостоятельно. Зайдите в раздел Аренда офиса на сайте. Ознакомьтесь с объявлениями, учитывая свои требования и пожелания. Оставьте понравившиеся варианты, позвоните агентам, договоритесь о просмотре.

Действие 3. Пообщайтесь при личной встрече

1. Добирайтесь на метро, а не на автомобиле – проверьте, сколько времени занимает дорога.
2. Выбрали коммерческую недвижимость без отделки – изучите план и выясните, можно ли изменить его внутреннюю конфигурацию.
3. Отдали предпочтение готовому ремонту – определитесь, понадобятся ли дополнительные услуги мастеров для облагораживания. Решите заранее вопрос об арендных каникулах, снижении ежемесячных платежей.
4. Проверьте соответствие нормам, исправность конструкций:
   пассажирских лифтов;
   устройств противопожарной безопасности;
   вентиляционных и инженерных систем.
5. Уточните про доступ к интернету – в административно-деловом здании представлено несколько компаний.
6. Договоритесь об оплате коммунальных услуг: ответственное лицо – собственник или арендатор.
7. Оцените внешний вид, функциональность парадного входа, соблюдая специфику бизнеса. Например, работа с клиентами – заранее имейте представление о моментах:
   по обустройству приемной;
   регистрации, проверке паспортов посетителей фирмы;
   по оформлению пропусков.
8. Проверьте соответствие направления бизнеса техническим требованиям. Например, деятельность IT-компании – для размещения серверов, компьютерного оборудования учитывайте уровни:
   перекрытия здания;
   электроснабжения;
   вентиляционных систем.
9. Спросите у других арендаторов про температуру зимой и летом: комфортно ли сотрудникам там находиться, работать. Возможно, при разговоре вы узнайте о недостатках или преимуществах, которых не вначале не заметили.

Действие 4. Обсудите вопрос о платежах

Обладатели имущества, как правило, соглашаются на арендные каникулы: частая практика, даже когда есть ремонт. Переезд представителей компании зависит от размеров и качества помещения, занимает от двух до четырех недель.

Объект без отделки – время и расходы на самостоятельное облагораживание. Период освобождения от оплаты обсуждается индивидуально: зависит от объема, сложности работ – иногда составляет до четырех месяцев. Например, деятельность компании – медицинская: нужна лицензия. Перепланировка – одно из условий для получения разрешения: процесс не быстрый.

Исправление недочетов – неотделимое улучшение для владельца. Цена за 1 кв. м. равна стоимости аренды за месяц.

Действие 5. Подпишите договор

Не торопитесь, уточните с хозяином нюансы:

1. Срок сдачи, интересует многих собственников. Аренда офиса как пример ситуации: есть два потенциальных арендатора - один планирует снять недвижимость на десять лет, другой – на пять. Результат –выбор первого нанимателя.
2. Пропишите условия:
   право пересмотра ежемесячных платежей;
   обязательство уведомления о расторжении раньше даты окончания аренды.
3. Прежде чем как снять офис проверьте продается ли помещение или нет. Если да – пропишите условия: смена обладателя имущества не повлияет на изменение вашего положения в не выгодную сторону.

Действие 6. Откажитесь от подписания соглашения при возникновении моментов, вызывающих сомнения

Установлено право владельца – обязательное ежегодное увеличение платежей, например, на 15%.
Наложено обременение на помещение.
Участие хозяина в судебных разбирательствах, способных привести к финансовой несостоятельности.
Категория земельного участка, объекта недвижимости, бизнес-центра не соответствует целевому назначению – административному.

Действие 7. Обговорите детали

Соглашение не подписано – ничего не ремонтируйте: собственник по условиям может не оплачивать неотделимые улучшения, отказаться идти вам навстречу.

Получите разрешение на проведение работ. Скоординируйте дизайн-проект, перепланировку, смету. Составьте, подпишите все необходимые официальные бумаги: договор аренды, акт приема-передачи, приложения. Арендодатель компенсирует расходы, кроме случаев – ст. 623 Гражданского Кодекса Российской Федерации.

Такие затраты относятся к ситуациям:

• ремонтные издержки уменьшают платежи;
• собственник отвечает за исправление недостатков после расторжения.

Всегда сохраняйте чеки от подрядчиков.

Предприниматель узнал, как снять офис, арендовал его некоторый период. Собрался переезжать – приглашает владельца на приемку. Хозяин или его представители пропали – отправьте письмо с описью о вложении, уведомлением о вручении. Укажите в бумаге конкретное время, дату встречи. Вас игнорируют – продублируйте, привлеките свидетелей. Они понадобятся при возникновении судебных разбирательств.

Подведем итоги

1. При выборе учитывайте важные моменты для вашей компании:
   направление деятельности;
   штатный режим;
   нахождение поблизости конкурентов;
   удачная локация бизнес-центра;
   комфортные бытовые условия.Изучите полностью документы, предоставленные риелтором, владельцем.
2. Обсудите оплату – пропишите в соглашении.
3. Сделка не состоялась – переезжать, начинать исправлять недостатки не нужно.